Revisión normativa: agosto de 2026. La información es general y puede cambiar según los hechos, la documentación y la norma vigente; no sustituye el análisis del caso concreto.
Empieza por la resolución, no por la carpeta de facturas
Cada línea del IGAPE tiene bases propias. Antes de ejecutar, convierte la resolución de concesión y sus anexos en una hoja de control con:
- Inversión o gasto aprobado por concepto.
- Porcentaje y cuantía máxima de ayuda.
- Fechas de inicio, ejecución, pago y justificación.
- Hitos, resultados e indicadores comprometidos.
- Proveedores o presupuestos incluidos.
- Obligaciones de publicidad y financiación europea, si existe.
- Condiciones de empleo, mantenimiento o permanencia.
- Compatibilidad con otras ayudas.
No basta con saber “me concedieron 40.000 euros”. Debes conocer qué parte corresponde a cada actuación y qué condición puede provocar reducción total o parcial.
La ayuda se gana en la solicitud, pero se conserva durante la ejecución.
Los cinco bloques de prueba
1. Actividad realizada
La memoria de actuación debe conectar lo prometido con lo ejecutado: tareas, fechas, responsables, resultados e incidencias. Fotografías, informes, entregables, licencias, actas o evidencias digitales deben identificar el proyecto, no ser una colección sin explicación.
2. Gasto correcto
La factura debe corresponder a un concepto elegible, estar emitida en el periodo permitido y describir la prestación con precisión. Conceptos genéricos como “servicios profesionales” dificultan verificar qué se compró.
3. Pago trazable
Factura y pago son pruebas diferentes. Conserva extracto bancario, justificante completo y conexión inequívoca con proveedor, importe y documento. Los pagos en efectivo, compensaciones o fórmulas no previstas pueden quedar fuera.
4. Contabilidad separable
Registra gastos y ayuda de forma que puedan rastrearse. Las bases pueden exigir códigos contables, libros, registros o conservación durante años. Una hoja Excel no sustituye los libros ni la documentación original.
5. Condiciones transversales
Incluye publicidad de la financiación, otras ayudas recibidas, situación tributaria y con la Seguridad Social, declaraciones, tres ofertas cuando correspondan y permisos aplicables.
El error más caro: cambiar primero y preguntar después
Proveedor, modelo de equipo, calendario, ubicación, presupuesto o distribución de partidas pueden cambiar por razones razonables. Eso no significa que la Administración vaya a aceptarlo automáticamente.
El Reglamento gallego permite solicitar modificaciones cuando las bases lo contemplen, pero deben plantearse antes de que termine el plazo de realización y sin perjudicar derechos de terceros. Comunica la incidencia en cuanto aparezca. Solicitar la modificación no autoriza a ejecutar el cambio: cuando las bases o la resolución exijan autorización, espera la aceptación expresa antes de comprometer el gasto o alterar el proyecto.
Una mejora empresarial puede ser un incumplimiento subvencional si cambia el proyecto aprobado sin permiso.
Ejemplo XESTUI
Una pyme tiene una base subvencionable aprobada de 80.000 euros y una ayuda del 40 %, con máximo de 32.000. Ejecuta y paga 80.000, pero 12.000 corresponden a un concepto no elegible. Si las bases permiten reducción proporcional y no se incumple una condición esencial, la base aceptada sería 68.000 y la ayuda, 27.200: pierde 4.800. Si la convocatoria considera esencial el concepto omitido o fija un umbral mínimo no alcanzado, el efecto puede ser mayor.
El calendario que evita devoluciones
Al recibir la concesión
Lee resolución y bases, abre cuenta de proyecto y asigna una persona responsable.
Antes de contratar
Comprueba elegibilidad, periodo, ofertas exigibles, vinculación con proveedores y autorización previa. Las ofertas deben pedirse antes de asumir el compromiso cuando la norma lo exige.
Cada mes
Actualiza gasto aprobado, contratado, facturado, pagado y probado. Controla desviaciones por concepto y fecha.
Antes del último mes
Simula la justificación completa. No dejes para el último día certificados, firmas, evidencias técnicas o publicidad.
Al presentar
Usa SPIGA o el canal señalado, firma con representación válida y guarda recibo, versión y anexos. Si existe requerimiento de subsanación, atiende exactamente su contenido y plazo.
En convocatorias IGAPE de 2026 se advierte que la justificación incorrecta puede generar un requerimiento de diez días hábiles; la presentación tardía en ese plazo adicional no elimina posibles sanciones. Las consecuencias concretas dependen de cada programa.
Comprobación rápida: Abre la resolución y localiza hoy cuatro fechas: inicio elegible, fin de ejecución, último pago y última justificación. Si una no está en tu calendario, el proyecto ya tiene riesgo.
Preguntas frecuentes
¿Una factura pagada siempre es subvencionable?
No. Debe corresponder al objeto, concepto, periodo, importe y condiciones aprobados, además de estar correctamente probada.
¿Puedo sustituir un proveedor?
Depende de las bases y de la resolución. Revisa ofertas, vinculación y necesidad de modificación antes de contratar al sustituto.
¿Perder una parte obliga a devolver todo?
No siempre. Puede aplicarse proporcionalidad, pero el incumplimiento de una condición esencial o de un umbral puede provocar pérdida total. Manda la convocatoria concreta.
Construye un expediente espejo de la resolución
No archives por un lado las facturas y por otro la memoria. Crea una matriz con cada concepto aprobado, importe, proveedor previsto, plazo, indicador, obligación de publicidad y documento que probará su cumplimiento. Esa matriz debe mostrar presupuesto aprobado, contratado, facturado, pagado y finalmente aceptado. Una diferencia sin explicación temprana es una incidencia futura.
| Elemento aprobado | Evidencia económica | Evidencia técnica | Control |
|---|---|---|---|
| Equipo o inversión | Ofertas, pedido, factura y pago bancario | Entrega, número de serie, instalación, fotografías y puesta en servicio | Proveedor, modelo, ubicación y fecha coinciden con la resolución |
| Servicio | Contrato, factura detallada y justificante de pago | Informe, entregables, horas o hitos verificables | El resultado no es una descripción genérica copiada de la factura |
| Personal o coste interno | Nómina, cotización y criterio de imputación cuando sea admisible | Partes, tareas y dedicación vinculada al proyecto | Solo se imputa lo permitido por las bases |
| Publicidad | Coste si es subvencionable | Cartel, web, logotipos y captura fechada | Formato, ubicación y permanencia exigidos |
El pago debe poder seguirse sin saltos
La factura necesita contenido suficiente para identificar el concepto aprobado. El pago debe salir de una cuenta de la beneficiaria, coincidir con factura e importe y quedar dentro del periodo elegible. Si existe pago agrupado, prepara una conciliación que distribuya el cargo entre facturas. Evita efectivo, compensaciones o cuentas de terceros salvo que la convocatoria los admita expresamente y puedas probarlos como exige.
En contabilidad, utiliza cuentas o códigos que permitan localizar el proyecto y concilia ayuda, gasto, activo y cobro. Conserva originales durante el periodo exigido. Un Excel ayuda a controlar, pero no reemplaza libros, facturas, extractos ni evidencia técnica.
Decide la desviación antes de contratar
- Compara el cambio con resolución y bases.
- Determina si afecta a finalidad, importe, concepto, proveedor, plazo, ubicación o indicador.
- Comprueba si las bases permiten modificar y qué órgano debe autorizar.
- Presenta la solicitud antes de finalizar la actividad y guarda justificante.
- No ejecutes como aprobado un cambio que todavía requiere aceptación.
Si el cambio ya ocurrió, no lo ocultes ni lo presentes como idéntico. Documenta la incidencia y analiza su tratamiento. El Reglamento gallego contempla supuestos en los que el órgano puede aceptar alteraciones no esenciales al revisar la justificación, pero eso no convierte la autorización previa omitida en una opción segura ni garantiza la aceptación.
Haz una prejustificación completa
Al menos un mes antes, reproduce la presentación final: índice, memoria, relación de gastos, ofertas, facturas, pagos, contabilidad, certificados, publicidad e indicadores. Verifica firma y representación, tamaño y nombre de archivos y canal. El requerimiento de subsanación no es una segunda convocatoria para reconstruir un proyecto ni elimina las consecuencias de presentar tarde.
Cierra con una hoja de diferencias que clasifique cada incidencia como documental, económica o técnica, estime la ayuda afectada y asigne responsable y fecha. Así sabrás si procede completar, solicitar modificación, excluir gasto o valorar una pérdida más amplia antes de firmar la justificación.
Gestiona la ayuda como un proyecto auditado desde el primer día
Desde 1989, XESTUI ayuda a empresas gallegas a ordenar inversión, contabilidad y prueba. La mejor justificación no se improvisa al final: se construye con cada pedido y cada pago.
Fuentes y revisión
Contenido informativo contrastado con fuentes oficiales. La aplicación a un caso concreto exige revisar la norma vigente, los hechos y la documentación.
