Revisión normativa: julio de 2026. Las facultades y la documentación dependen del lugar y del objeto de la actuación; la entrada en un domicilio particular exige consentimiento expreso o autorización judicial.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede presentarse sin aviso en un centro de trabajo, identificarse documentalmente y comunicar su presencia —salvo que considere que ambas actuaciones perjudican el éxito de la actuación—, realizar comprobaciones y pedir información o documentos. Prepararse no consiste en ensayar una versión ni retirar papeles. Consiste en saber quién recibe la visita, dónde está la documentación fiable, cómo se preservan los datos y quién puede explicar la realidad laboral de la empresa.
No existe una carpeta universal: el alcance puede centrarse en altas, jornada, salarios, prevención, contratación, igualdad, personas extranjeras o una denuncia concreta. Aun así, un protocolo previo evita dos extremos igual de problemáticos: obstaculizar la actuación o entregar información desordenada que nadie ha revisado.
Lo esencial en 30 segundos
- Designa una persona responsable y una sustituta para recibir actuaciones.
- Comprueba la identidad profesional y anota el objeto que se comunique, sin exigir que se revele información reservada.
- Facilita el acceso debido al centro; la entrada en un domicilio particular tiene garantías específicas.
- Reúne la documentación por bloques: contratación, jornada, salario, Seguridad Social y prevención.
- Conserva originales y trabaja sobre copias o exportaciones trazables.
- Si se solicitan datos electrónicos, entrégalos en formato legible y compatible, con explicación de origen y filtros.
- No improvises respuestas técnicas: registra la pregunta y deriva a quien conoce el proceso.
- Guarda diligencias, requerimientos, documentos entregados y fechas de cumplimiento.
Este contenido ofrece información general. Las facultades y obligaciones concretas dependen del lugar, el objeto de la actuación y la normativa aplicable a la empresa.
Qué puede hacer la Inspección durante una visita
La Ley 23/2015 reconoce facultades amplias para comprobar el cumplimiento social. Los inspectores pueden entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en centros de trabajo sujetos a inspección. Si el centro coincide con el domicilio de una persona física, se requiere consentimiento expreso o autorización judicial.
También pueden:
- requerir información al empresario, trabajadores o representantes;
- exigir comparecencia en las oficinas públicas o en el centro;
- examinar libros, registros, programas y archivos informáticos;
- revisar declaraciones oficiales, documentos de inscripción, afiliación, alta y baja;
- comprobar justificantes de cuotas, nóminas y salarios;
- examinar documentación de prevención de riesgos laborales;
- obtener copias, fotografías u otros soportes dentro de sus facultades;
- adoptar medidas cautelares en los supuestos legalmente previstos.
La empresa debe colaborar. Ocultar, impedir, retrasar injustificadamente o aportar información falsa puede constituir obstrucción. Colaborar, sin embargo, no exige contestar de memoria ni entregar un volcado incomprensible: el objetivo es atender lo solicitado con veracidad, alcance y trazabilidad.
El protocolo de recepción: los primeros quince minutos
1. Recibir con normalidad
La persona de recepción o mando presente debe saber a quién avisar. No conviene dejar al visitante solo ni bloquearlo mientras se localiza al responsable.
2. Comprobar la identidad
Solicita la acreditación profesional de forma respetuosa. Registra nombre, hora de llegada y personas presentes. La identificación y la comunicación de presencia pueden omitirse si el inspector considera que perjudican el éxito de la actuación, circunstancia que debe gestionarse sin confrontación.
3. Avisar al responsable
Activa el protocolo interno. Si la asesoría o dirección laboral puede incorporarse, comunícalo, pero no supedites toda colaboración a que llegue una persona externa.
4. Acompañar y preservar
Facilita el recorrido dentro de las facultades legales y evita que se alteren puestos, registros o dispositivos. Nadie debe borrar mensajes, cerrar sistemas o rehacer documentos.
5. Registrar solicitudes
Anota literalmente qué se pide, en qué formato y para cuándo. Si existe un requerimiento escrito, vincula cada punto con su futuro archivo y responsable.
Documentos que conviene tener localizables
| Bloque | Evidencias habituales | Pregunta de control |
|---|---|---|
| Personas y contratos | Contratos, anexos, altas, bajas, permisos de trabajo cuando proceda | ¿La realidad coincide con modalidad, jornada y funciones? |
| Tiempo | Calendarios, turnos, registro diario, horas extra, vacaciones | ¿El sistema es íntegro y permite explicar incidencias? |
| Salario | Nóminas, convenio, clasificación, variables, pagos | ¿Lo abonado coincide con jornada, convenio y recibo? |
| Seguridad Social | Afiliación, bases, liquidaciones y comunicaciones | ¿Hay diferencias entre nómina, bases y situación real? |
| Prevención | Evaluación, planificación, formación, vigilancia y entrega de equipos | ¿La prevención refleja el puesto efectivo? |
| Organización | Subcontratas, autónomos, ETT, teletrabajo, igualdad | ¿Las relaciones formales corresponden a cómo se trabaja? |
La tabla es un mapa, no una lista cerrada. Un expediente de prevención no sustituye la prueba de que las medidas se aplican. Un contrato firmado no corrige por sí solo una jornada distinta. Una factura de un supuesto autónomo no descarta una relación laboral si la realidad muestra dependencia y ajenidad.
Datos digitales: el archivo debe poder explicarse
La Inspección puede examinar archivos informáticos y solicitar datos tratables, legibles y compatibles. Antes de exportar:
- conserva la fuente original;
- anota sistema, versión, fecha y responsable de la extracción;
- delimita personas y periodo;
- explica columnas, códigos y filtros;
- comprueba que no se han omitido incidencias;
- evita incluir datos personales ajenos al alcance;
- calcula un hash o conserva evidencia de integridad cuando el volumen lo justifique.
Una hoja de cálculo elaborada para responder debe identificarse como resumen. No la presentes como si fuera el registro original.
Preparación preventiva por áreas
Contratación y encuadramiento
Compara contrato, alta, grupo profesional, funciones, centro, jornada y retribución. Revisa becas, prácticas, autónomos dependientes, familiares y subcontratación. El nombre del documento importa menos que la prestación real.
Jornada y registro horario
Comprueba que el registro sea diario, utilizable y coherente con turnos, accesos, partes, teletrabajo y nómina. Los patrones imposibles —todas las personas entrando al mismo minuto durante meses— debilitan la credibilidad. Documenta correcciones e incidencias sin reescribir el pasado.
Salario y convenio
Verifica convenio aplicable, categoría, antigüedad, jornada, complementos, variables, pagas y pagos bancarios. La comparación con el SMI no sustituye el convenio ni se limita al salario base.
Seguridad Social
Concilia nómina, bases, conceptos y liquidaciones. Revisa altas previas al inicio, bajas, incapacidad temporal, bonificaciones y cambios de jornada.
Prevención de riesgos
La evaluación debe corresponder a puestos y centros reales. Comprueba planificación, formación comprensible, información, vigilancia de la salud cuando proceda, coordinación empresarial y equipos de protección.
Durante la entrevista: hechos, no discursos
Una buena respuesta es breve y verificable. Si una persona no sabe cómo se calcula un plus o dónde se guarda una evaluación, debe decirlo y localizar al responsable. Inventar una explicación puede crear una contradicción que después queda documentada.
Los trabajadores pueden ser entrevistados. No prepares respuestas ni permanezcas en una conversación cuando se indique lo contrario. La empresa puede explicar procesos y aportar evidencia, pero no condicionar lo que otras personas declaren.
Después de la visita
Lee la diligencia antes de firmar
Comprueba hechos consignados, documentos solicitados, fechas y comparecencias. Firmar puede acreditar recepción, no necesariamente conformidad, pero cualquier observación debe plantearse por la vía adecuada.
Abre un registro de entrega
Para cada punto incluye:
- número del requerimiento;
- documento o respuesta;
- fuente y periodo;
- responsable;
- fecha de revisión;
- fecha y canal de presentación;
- justificante.
Corrige sin destruir evidencia
Si aparece un incumplimiento, define la corrección desde ese momento y valora sus efectos anteriores. No sustituyas registros originales ni fabriques formaciones, firmas o controles retrospectivos.
Coordina las versiones
Laboral, prevención, contabilidad y dirección deben compartir una cronología. Una explicación sobre horas extra puede afectar nóminas y cotización; una subcontrata puede tener consecuencias preventivas y de Seguridad Social.
Ejemplo orientativo: registro horario y nóminas
Una pequeña empresa recibe una visita centrada en jornada. El sistema horario muestra salidas posteriores a la jornada contractual, pero la nómina no refleja horas extra. La empresa explica que parte del tiempo corresponde a pausas no registradas.
La respuesta no debería consistir en editar el registro. Debe preservar los datos, revisar la configuración de pausas, contrastar turnos, convenios, fichajes y pagos, identificar periodos y personas y explicar con prueba qué tiempo es de trabajo. Si existe un incumplimiento, se evalúa su regularización y se corrige el proceso.
Este Caso de XESTUI es una recreación explicativa. La calificación del tiempo y sus consecuencias dependen de los hechos y de la norma aplicable.
Señales de que necesitas una auditoría preventiva
- Altas o contratos se preparan después de que la persona empiece.
- El registro horario no coincide con turnos o accesos.
- Hay variables salariales que se pagan fuera de nómina.
- El convenio o la clasificación profesional no están claros.
- Existen falsos autónomos o subcontratas integradas en la organización.
- La evaluación de riesgos no incluye teletrabajo, maquinaria o nuevos puestos.
- Nadie puede extraer datos de jornada sin manipularlos manualmente.
- La documentación está repartida entre asesoría, prevención y empresa sin un índice común.
Solicitar una auditoría laboral preventiva. XESTUI puede revisar una muestra de contratos, altas, jornada, nóminas, convenio y coordinación preventiva para identificar incoherencias antes de una actuación. Para delimitar el servicio se necesitan plantilla, centros, convenio, sistemas utilizados y las incidencias conocidas. Después se propondrá un alcance y condiciones; no se promete eliminar riesgos ni sanciones.
En empresas con centros de trabajo en Tui, Vigo u O Porriño, conviene que el protocolo identifique cada centro, su documentación y la persona responsable de atender una actuación provincial.
Preguntas frecuentes
¿La Inspección debe avisar antes de acudir?
No necesariamente. La ley permite visitas sin previo aviso. La entrada en un domicilio particular requiere consentimiento expreso o autorización judicial.
¿Puedo pedir que espere a mi asesor?
Puedes comunicarte con la asesoría y organizar asistencia, pero no debes obstaculizar la actuación ni condicionar todo acceso a su presencia.
¿Puede revisar ordenadores y archivos?
Dentro de sus facultades, puede examinar programas y archivos relacionados con el objeto de la actuación y solicitar datos en formato legible y compatible. La empresa debe preservar alcance, privacidad y trazabilidad.
¿Qué ocurre si no tengo un documento en el momento?
Registra la petición y el plazo. Explica con veracidad dónde está o por qué no existe. No fabriques un documento retrospectivo ni des por concedida una ampliación.
¿Firmar la diligencia significa estar de acuerdo?
La firma suele acreditar recepción o presencia, pero deben leerse el contenido y las advertencias. Las discrepancias se formulan por la vía y momento procedentes.
¿Una auditoría interna evita una inspección?
No. Ayuda a detectar y corregir incoherencias, pero no impide una denuncia, campaña o actuación. Su valor está en mejorar el cumplimiento real.
Conclusión: prepara el sistema, no una escena
La mejor preparación no empieza el día de la visita. Empieza cuando contratos, jornada, salarios, cotización y prevención describen la misma realidad y pueden explicarse desde sus fuentes.
Define responsables, conserva evidencia, registra cada petición y corrige sin reescribir el pasado. Si varias áreas no cuadran o nadie puede obtener datos fiables, una revisión preventiva es más útil que una carpeta creada a última hora.
Fuentes y revisión
Contenido informativo contrastado con fuentes oficiales. La aplicación a un caso concreto exige revisar la norma vigente, los hechos y la documentación.
